dokumenty księgowe: faktura, rachunek, paragon

Niejednokrotnie jako wykonawcy i odbiorcy usług zastanawiamy się czy uwieńczeniem finalnym przedsięwzięcia powinno być wystawienie faktury , rachunku a może też wystarczy sam paragon ?

Odpowiedź jest jednoznaczna i znajduje się w ustawie o podatku od towarów i usług.

Zacznijmy od wyjaśnienia pojęcia faktury. Jest to dokument, w którym umieszczany jest wykaz sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Do obowiązku każdego , kto prowadzi działalność gospodarczą i jest podatnikiem VAT należy dokumentowanie usług w formie faktury.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT „fakturę jest zobowiązany wystawić podatnik, który: • dokonał sprzedaży (przez sprzedaż rozumie się: odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium Polski, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów), • dokonał dostawy towarów i świadczenia usług, których krajem opodatkowania jest inny niż Polska kraj (tzw. sprzedaż VAT NP), • dokonał sprzedaży wysyłkowej poza terytorium Polski”.

Rachunek tak jak faktura jest dokumentem potwierdzającym wykonanie usługi. Warto jednak w tej sytuacji zwrócić uwagę na naczelną różnicę jaka pojawia się między fakturą a rachunkiem. Przedsiębiorca, który zrezygnował z płacenia VAT-u sprzedaż może dokumentować za pomocą faktur lub rachunków. Charakterystyczną cechą w rachunku jest to, że nie ma podanej kwoty podatku VAT. 

Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy VAT „ podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do: • sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 (czyli tzw. sprzedaży zw, np. usług ochrony zdrowia, usług kształcenia itp.) oraz • sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (czyli sprzedaży, która nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł/lub jeżeli sprzedaż rozpoczęto w tym konkretnym roku podatkowym – sprzedaży która nie przekroczyła kwoty 200 000 zł liczonej w proporcji do okresu prowadzonej działalności)” .

Paragon jest dokumentem , który potwierdza przeprowadzenie usługi. Rejestrowany jest na kasie fiskalnej. Zwyczajowo w treści paragony zawarta powinna być data sprzedaży, dane sprzedawcy i co najważniejsze cena produktu/usługi oraz naliczony podatek VAT.

Opcjonalnie istnieje możliwość wystawienia paragonu jako faktury uproszczonej. Zgodnie z art. 106e ust.5 pkt ustawy o podatku od towarów i usług „ w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro, podatnik może wystawić fakturę uproszczoną”.

Każda transakcja usługowa ( kupna-sprzedaży) powinna być zakończona dokumentowym uwierzytelnieniem jej realizacji. Posiadając potwierdzenie mamy pewnego rodzaju gwarancję, która umożliwi nam w przyszłości na dochodzenie roszczeń, wyjaśnień czy nawet rozliczeń. Nie zawsze dokładamy starań ażeby posiadać taki dokument, najczęstszym czynnikiem jest pośpiech który jest widoczny podczas robienia zakupów gdzie po dokonaniu zapłaty zapominamy zabrać potwierdzenie w postaci np. paragonu.