e-doręczenia

Od 1 stycznia 2025 r. większość instytucji publicznych i niektóre podmioty niepubliczne, obowiązuje zasada stosowania przepisów ustawy w zakresie doręczania korespondencji w formie elektronicznej lub hybrydowej.
Konieczność doręczania korespondencji kanałem elektronicznym dowodzi ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego ( dalej jako kpa) Rozdział 8.
Art. 39 § 1 ustawy kpa, w swej treści ustala, że organy administracji publicznej doręczają korespondencję na adres odbiorcy wskazany jako adres do doręczeń elektronicznych, odpowiadający wymogom określonym w ustawie o doręczeniach elektronicznych.
Obowiązek ten wynika z nowelizacji ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku. o doręczeniach elektronicznych, konkretnie z art. 155 wspomnianej ustawy. Termin wdrożenia zobowiązania do stosowania e-doręczeń został ściśle określony w komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 roku. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym ( Dz. U. z 2024 r. poz. 1078).
Przedmiotowe regulacje wprowadziły dla poszczególnych podmiotów harmonogram obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych.
Od 01.01.2025 r. wymóg dotyczy:
Jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe zakłady budżetowe
Organy administracji rządowej
Agencje wykonawcze
Polska Akademia Nauk
Samodzielne Publiczne Zakłady Opieki Zdrowotnej
Uczelnie publiczne
Narodowy Fundusz Zdrowia
Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
Inne organy władzy publicznej i inne podmioty publiczne
Podmioty wykonujące zawody zaufania publicznego: notariusz, adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy
Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
Od 01.04.2025 r.
Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 roku.

Od 01.07.2025 r.
Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
Od 01.10.2026 r.
Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku.
Od 01.10.2029 r.
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe w zakresie publicznej usługi hybrydowej
Sądy, trybunały, prokuratura, organy ścigania, komornicy, służba więzienna
Doręczanie korespondencji po 1 stycznia 2025 roku kanałem elektronicznym, zobowiązuje podmioty publiczne do posiadania wpisanych do bazy adresów elektronicznych adresów do doręczeń elektronicznych. Korespondencja w opisanej formie, ma być obsługiwana przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego ( PURDE).
Podmioty na które ustawa nakłada wymóg stosowania e-doręczeń, w świetle art. 2 pkt 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, winny posiadać adres elektroniczny (ADE), który umożliwi korzystanie z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W tym celu powstał rejestr publiczny, będący bazą adresów elektronicznych ( BAE). Prowadzony jest ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawiera adresy do doręczeń elektronicznych zarówno osób fizycznych jak i podmiotów, które korzystają z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Korzystanie z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego ( PURDE) zgodnie z art. 52 ustawy o doręczeniach elektronicznych jest płatne w sytuacji, gdy podmioty publiczne wysyłają korespondencję do podmiotów niepublicznych lub osób fizycznych. Koszty tego rodzaju opłat zostały szczegółowo wykazane w Cenniku publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.
Z treści art. 147 ust. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych wybrzmiewa, że istnieje możliwość odstąpienia od stosowania usług PURDE z powodu występujących uzasadnionych przesłanek. Powinny odnosić się do konkretnych okoliczności, a ich wystąpienie powinno być udokumentowane, obiektywnie uzasadnione oraz mieć charakter przejściowy.
Korespondencja opierająca się tylko na metodzie doręczeń elektronicznych może wywoływać wiele kontrowersji. Wyrażam przekonanie, że innowacja związana z elektronizacją doręczeń, określona przez przepisy powszechnie obowiązujące, będzie wymagała czasu na ich ostateczne wdrożenie. Korzystanie tylko i wyłącznie z tego kanału korespondencji, powinno być poprzedzone wypracowaniem pewnych technik, tak aby wymóg stał się dla społeczeństwa czymś oczywistym ( zarówno dla osób fizycznych jak i podmiotów publicznych). Nowa forma e-korespondencji ma za zadanie stać się dogodną metodą komunikacji, a nie czymś co będzie stanowiło utrudnienie w obszarze przepływu korespondencji.